Onze onthaalmedewerkers, ze zijn het eerste aanspreekpunt van elke campus. Met stralende glimlach benadrukken ze het welkomgevoel dat Ter Heide elke bezoeker wil meegeven. Vrijwel iedereen herkent hen het snelst, maar als we een omschrijving moeten geven over het takenpakket dan wordt het heel stil. Cynthia is één van onze onthaalmedewerkers en werkt zowel in campus Borgloon als in Genk, tijd om haar aan het woord te laten.
23 jaar geleden
Het begon allemaal 23 jaar geleden met een vervangingscontract van 5 maanden op de personeelsdienst. Toen de onthaalmedewerker van Tongeren haar zwangerschapsverlof inzette, kreeg ik de kans om daar in te springen. De eerste 2,5 jaar van mijn Ter Heidecarrière reisde ik tussen de personeelsdienst en het onthaal en vond je me waar de nood het hoogst was. Daarna kreeg ik mijn vaste stekje in campus Borgloon.
Beginjaren
Tijdens die beginjaren zag mijn functie er heel anders uit dan vandaag. Ik moest veel zelf uitzoeken, want elk onthaal werkte op zijn eigen manier. Na een tijd creëer je zo je eigen ritme en geef je invulling aan je functie op basis van de noden van jouw campus.
Van decentrale werking naar centrale werking
Ik houd van de decentrale werking. Met alle taken die ik deed, creëerde ik een voltijdse functie die het beste bij mij aansluit en volledig in verbinding staat met de campus Borgloon.
Intussen stapten we over van een decentrale werking naar een meer centrale werking. Dat zorgt voor een betere afstemming in de processen en maakt dat we meer als team samenwerken. Het onthaal van de hoofdzetel in campus Genk moet altijd bemand zijn. Daardoor ben ik niet meer elke week in Borgloon te vinden, maar werk ik om de drie weken ook in Genk.
De switch Borgloon – Genk heeft me even uit balans gebracht, maar uiteindelijk is het toch goed gekomen. Toen ik nog voltijds in Borgloon was, wist ik bijvoorbeeld waar iedereen werkt. Nu gebeurt het dat ik niet onmiddellijk op de hoogte ben van interne veranderingen, dat moet ik loslaten. Niet evident omdat voor mij het persoonlijke aspect en een warm onthaal erg belangrijk zijn.
Samen sterk
Naast de verantwoordelijkheden in onze vaste campus, dragen we met z’n drietjes: Leon, Christel en ik, de permanentie van het secretariaat van de hoofdzetel in Genk, week om week. We beslisten hier samen over, ook dat we tijdens de Genk-week minimaal verlof inzetten, decentraal werken we dan telkens op onze campus op de overige werkdagen. We beheren dan vier mailboxen: de eigen mailbox, mailbox secretariaat Genk en de infomails van Ter Heide en IGL. Alle mails verwerken we diezelfde werkdag.
Creatieve duizendpoten
Het gebeurt regelmatig dat we alleen instaan voor de vier campussen. We krijgen taken van bijna alle diensten van Ter Heide: maatschappelijk werkers, medische dienst, MDT, co-sturing, boekhouding, economaat, ondersteunende teams, leefgroepen, … Dan schieten onze vaste taken er af en toe bij in.
We werken nooit fysiek samen. Onze communicatie gebeurt via Feedback. Daarin noteren we alle belangrijkheden die voor ieder van ons essentieel zijn om goed te werken. Het is echt een gevarieerde job, waar we veel voldoening uithalen, maar die soms wat chaos met zich brengt, geen enkele dag heeft dezelfde werkindeling.
Het onthaal is als een aanlegplaats
Iedereen passeert het onthaal, dat gaat van collega’s, bewoners, tot ouders en bezoekers. Ze weten je snel te vinden en komen graag langs met al hun vragen: bijvoorbeeld om iets te bezorgen aan de maatschappelijk werker, voor een administratieve regeling waar ze zelf op vastlopen maar evengoed wanneer ze nood hebben aan een praatje of een bekommernis willen delen. Er worden via het onthaal heel wat kleine brandjes geblust.
Bijvoorbeeld: als het overlegdag is, meestal op maandag, dan komt de leefgroep bij ons met praktische vragen als ze niet verder kunnen met hun werk of zich een probleem voordoet, dan zoeken we samen naar oplossingen. Soms als ze vanuit de leefgroep met twee bewoners bij de verpleegkundige of de dokter komen, dan blijft één van hen gezellig bij mij zitten. Die verbindende functie, dat smaakt mij het best.
We schrijven standaardbrieven voor: de maatschappelijk werker, verpleegkundige, MDT. We verwerken de aanvragen hulpmiddelen door de kinesisten, bestellen postzegels, verwerken alle binnenkomende post, reserveren vergaderruimtes, beheren het adressenbestand, verwerken de vervoersonkosten van alle personeelsleden, verdelen het magazine Ter Heide nieuws, verwerken de aftekenlijsten,…. Het hoort er allemaal bij.
Zelfs de kopieermachine krijgt onze volle aandacht. Als halve techneuten staan we klaar om vastgelopen papier te bevrijden, verversen we de leeg-geprinte toner of verdwijnen half in het toestel om een goed verstopt onderdeel te vervangen.
Hart en geest op scherp voor een taak als vrijwilliger of bij een grotere activiteit
Bij grotere activiteiten vind ik het niet erg om langer te werken, ook op vrijwillige basis. Tijdens de kienavonden bijvoorbeeld verzorgde ik de affiche, dranklijsten, bonnetjes, de tafelindeling, regelde de vergunning. Ik was de omroeper van dienst. Ruim voor de avond zelf, ging ik samen met enkele ouders van Brikhof bij lokale handelaars prijzen omhalen.
Soms werkte ik dan van ’s morgens half 9 tot half 2 ’s nachts. Heel wat prijzen werden gedoneerd en die verpakte ik mee in kleine setjes. Die activiteiten mee in goede banen leiden, ik doe dat graag, net zoals mijn collega’s Leon en Christel. We hebben ons altijd ingezet voor de activiteiten: Run, opendeur, Cambadag, Truck-run, zomerfeest, kerstmarkt,…. Dat samenbrengen van mensen dat zit in ons.
Onze onthaalmedewerkers, ze zijn de duizendpoten van Ter Heide, hun takenlijst is zo omvangrijk, gevarieerd, verrassend vaak. Hun probleemoplossend vermogen is bewonderenswaardig.